Simplifique a gestão do seu condomínio!

O síndico, morador ou profissional, é eleito pelos moradores e tem como principal responsabilidade a gestão do condomínio. Ele é responsável pela manutenção e conservação das áreas comuns, pelo controle de gastos, pela realização de assembleias, entre outras atribuições. Além disso, o síndico é o representante legal do condomínio e é quem responde legalmente em nome do mesmo.

Já a administradora é uma empresa contratada pelo condomínio para prestar serviços de gestão e administração. A administradora é responsável pelo suporte ao síndico em todas as atividades administrativas, financeiras e operacionais do condomínio, tais como gestão de contas a pagar e a receber, emissão de boletos, cobrança de inadimplentes, contratação de prestadores de serviço, entre outras.

É importante ressaltar que a administradora não tem poder de decisão sobre as atividades do condomínio, mas atua como uma parceira do síndico, ajudando-o a cumprir suas atribuições de forma mais eficiente.

Trabalhar com "caixinha" não é uma prática recomendada ou legalmente aceita na administração de condomínios. A VILAVIVA GESTÃO NÃO TRABALHA COM CAIXINHA. É importante que todas as movimentações financeiras sejam devidamente registradas e documentadas, e que os valores sejam mantidos em contas bancárias específicas do condomínio, de acordo com as normas e leis vigentes. A prática da "caixinha" pode gerar problemas fiscais e contábeis para a administradora e para o condomínio.

A forma mais transparente e segura é manter o dinheiro do condomínio em uma conta individual, em nome do condomínio, e não em uma conta POOL da administradora. A VILAVIVA GESTÃO NÃO TRABALHA COM CONTA POOL. Dessa forma, todas as movimentações financeiras ficam registradas em nome do condomínio, o que facilita a transparência e a prestação de contas para os condôminos. Além disso, com uma conta individual, a administradora tem menos acesso ao dinheiro do condomínio, o que diminui o risco de problemas de gestão financeira. É importante lembrar que a conta deve estar em nome do condomínio e não em nome de um síndico ou de um condômino específico.

Na VilaViva a prestação de contas é completamente digital! Assim todos podem ter acesso apenas solicitando o PDF da Pasta de Prestação de Contas. O processo de prestação de contas é uma das principais responsabilidades de uma administradora de condomínios. Ela deve apresentar uma prestação de contas clara e transparente, para que os condôminos possam ter uma visão clara das receitas e despesas do condomínio.

O processo geralmente começa com a coleta de todos os comprovantes e documentos que comprovem as receitas e despesas do condomínio. Em seguida, a administradora elabora um relatório de prestação de contas, que é apresentado em uma assembleia geral ordinária.

Durante a assembleia, os condôminos têm a oportunidade de analisar as contas e fazer perguntas ou sugestões. Se as contas estiverem corretas e aprovadas pela assembleia, a administradora deve enviar uma cópia da prestação de contas para cada condômino.

É importante ressaltar que a administradora deve seguir as normas e leis condominiais em relação à prestação de contas, além de manter os documentos e comprovantes de despesas e receitas arquivados por um período mínimo de cinco anos.

O orçamento anual do condomínio é definido com base em uma previsão de receitas e despesas para o próximo ano. A administradora de condomínios, juntamente com o síndico e o conselho consultivo, elabora uma proposta de orçamento para ser apresentada e aprovada em assembleia geral ordinária.

Nessa proposta são incluídas todas as despesas necessárias para a manutenção do condomínio, tais como salários dos funcionários, manutenção de equipamentos e áreas comuns, consumo de água e energia elétrica, seguros, entre outros. Também é necessário considerar a existência de reservas para eventuais despesas extraordinárias ou emergenciais.

Após a aprovação em assembleia geral, a administradora de condomínios fica responsável por executar o orçamento, registrando todas as receitas e despesas e prestando contas aos condôminos de forma clara e transparente. É importante ressaltar que a administradora deve sempre estar atenta às normas e leis condominiais que regulam o processo de elaboração e execução do orçamento anual.

A escolha dos prestadores de serviços contratados pela administradora é um processo que deve ser feito de forma transparente e ética. Em geral, a administradora deve buscar no mercado fornecedores de serviços que atendam às necessidades do condomínio e ofereçam preços competitivos.

Antes de fechar contratos com prestadores de serviços, a administradora deve realizar uma análise criteriosa de cada empresa, levando em consideração aspectos como qualidade dos serviços prestados, experiência no mercado, referências de outros clientes e capacidade técnica para realizar o trabalho.

Além disso, é importante que a escolha dos prestadores de serviços seja aprovada pelo síndico e pelos demais membros do conselho do condomínio, garantindo que todos concordem com as contratações realizadas pela administradora.